時間の足りないフランチャイズオーナーさんへ!エクセルで事務作業を短縮する方法

   

フランチャイズのオーナーさんは、お店の運営から雑多な仕事までやらないといけないことが山積みです。

朝早くから夜遅くまで、めいっぱい働いても時間が足りない。
目の前のやらないといけないことから取り掛かるので、急ぎじゃない事務作業は当然後回し。

その結果、

半年以上溜め込んだ領収書と格闘しながら帳簿(現金出納帳)を一日がかりで転記したり、
月末や20日の支払日になってから請求書をゴソゴソ探したり、
従業員の出勤時間の計算に膨大な時間を取られたり。

あるいは

暑中見舞いや年賀状を送る時期になってから、どこかにしまい込んだお客様の住所を探すことも。

「こんなことで時間を取られるなんて、、、」

そんな経験をお持ちのオーナーさんへ。
今回は事務の作業時間を短縮できるエクセルシートを紹介します。

目次
1: 現金出納帳
2: 支払一覧表
3: 出勤時間管理表
4: 顧客台帳
5: まとめ

 

1: 現金出納帳

毎日入れる必要はありませんが、こまめにエクセルへ入力することで、領収書をためこんでしまう習慣をなくしていきましょう。
(ダウンロードしたエクセルシートは、各自責任を持ってお使いください)

 

2: 支払一覧表

届いた請求書を前もってエクセルに入れておくことで、支払い洩れや支払日に慌てて請求書を探すこともなくなります。
事前にだいたいの支出額が把握できるので、資金繰りの面からも作っておくと安心ですよね。

 

「請求書の金額から振込手数料を引いた金額を電卓でいちいち計算するのが面倒!」

こんなふうに感じている方はいらっしゃいませんか?

 

先方が振込手数料を負担される場合、手数料を差し引いた金額を振り込みますよね。
ここでは振込手数料を備考に入れることで、支払額から振込手数料を抜いた金額を表示させるようにしています。

このように備考を活用すれば、事務作業のちょっとした手間を省くことができます。
(ダウンロードしたエクセルシートは、各自責任を持ってお使いください)

 

3: 出勤時間管理表

勤務時間を入れることで、1ヶ月の総時間数と出勤日数が一目でわかります。

1ヶ月分の勤務時間を足す作業ってけっこう時間がかかるし、足し間違えると大変です。
あなたのお店の勤務体系、賃金体系に合わせて活用してください。
(ダウンロードしたエクセルシートは、各自責任を持ってお使いください)

 

4: 顧客台帳

シーズンごとのお知らせ、暑中見舞い、クリスマス、年賀状などをお客様へ出す際のチェックリストとしてエクセルを使うこともできます。

フリガナで並べ替えたり、備考欄に入れたキーワードで顧客台帳の中から抽出したり。

あなたの用途に合わせてぜひ活用してください。
(ダウンロードしたエクセルシートは、各自責任を持ってお使いください)

 

5: まとめ

エクセル=難しいと感じるのは、マス目になった空のシートを前にして、何をどう使えばいいのかわからないからです。

現金出納帳や支払一覧表など用途に合わせた基本フォーマットのシートさえあれば、あとは数字や文字を入れていくだけ。

単純でカンタンな作業なんです。

それぞれのエクセルシートには、サンプルデータのシートも入っています。
(ダウンロードボタンを押せば、エクセルの基本フォーマットがダウンロードできます)

エクセルを使う前に一度ご覧ください。
どの項目に「なに」を入れるのか、一目でお分かりいただけると思います。

このままでは使いにくい!という方へ。

  • 行や列を増やす
  • 計算式を追加する
  • セルの大きさを広げる
  • セルの色や線に色をつける
  • 細い線や太い線など線種に変化をつける
  • 字体を変える

あなたのお仕事に合わせてシートをどんどん変更していきましょう。
(注:やりすぎてしまうと使いづらくなります。シンプルが一番、、、私の経験談です)

エクセルを活用して、事務作業にかかる時間を短縮!
短縮した時間は、ぜひあなたの大切な休憩時間に回してくださいね。

 

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