FCでも活用!送付案内とFAX送信テンプレートを使って差をつけよう【手書き用もあり】

      2017/06/16

お客様から

「見積もりを送って欲しい」
「資料やパンフレットが見たい」

と言われたとき。

あるいは商品を発送したり、預かっていた書類を返すときなど。

あなたは書類や商品だけ送っていませんか?

今は商品の注文確認から発送のお知らせまで、一連のやり取りはメールで行うのが普通。
でも、いくらメールの対応が丁寧でも、商品や必要書類だけ送るのは、あまり丁寧な対応とは言えないかも。

人によってはそれを「手抜き」と捉える方もいらっしゃいます。
ムダを省くのはいいことですが、省きすぎると逆効果になる恐れもあります。

逆の立場に立って考えてみましょう。

あなたが注文した商品が3日後に届き、封筒や梱包されている箱を開けたとき。
箱の中には注文した商品だけが「ポツン」と入っていたらどう思いますか?

「なんだ商品だけか、、、愛想のない店(会社)だな」

私だったらこんなふうに思います。

逆に届いたものの中に

「○○と△△と□□を送ります。ありがとうございました」

というコメントが入っていたらどうでしょう。

「あ、丁寧なお店(会社)だな、、、次もここを使おう」になる!

そこで今回バックオフィスから紹介するのは、お客様に選ばれるお店(会社)になるための文書例です。

目次
1: 商品や書類を送るときに添えたい書類
2: 書類を返送してもらうときの心配り
3: 速達の使い方
4: 各種テンプレート
5: まとめ

 

1: 商品や書類を送るときに添えたい書類

商品や書類(資料、パンフレット、請求書など)を送る際、送付案内が1枚あるだけでキチンとした印象を与えます。

  • 請求書や納品書だけ封筒に入れて送ったり、FAXしていませんか?
  • 請求書の端っこに走り書きで「○月×日に発送済です」で終わっていませんか?

メインの書類(請求書など)と分けて、送付案内に伝達事項を書く。

そして送付案内は用件をわかりやすく簡潔にまとめて、宛先は正式名称で書きましょう。

いくら会社名が長くても(株)や(有)で省略するのは相手に対して失礼にあたります。

「株式会社○△□ ××様」
「○△□株式会社 ××様」

神は細部に宿る。

些細なことですがビジネスマナーとして気をつけておきたい部分です。

 

2: 書類を返送してもらうときの心配り

あなたはこんな経験ありませんか?

  • 記入モレ
  • 記入欄の間違い
  • ハンコが1ヶ所押し忘れてる

お客様から返送してもらった書類の不備はよくあることです。

こちらは毎日の業務だから知っていますが、

  • お客様はどこに何を書けばいいのか
  • どこにハンコを押せばいいのか、知りません。

申込書や契約書を前に

「どこに書けば(押印すれば)いいのか・・・」。

お客様が迷わずに済むよう、このような配慮を心がけたいものです。

 

(1)記入欄をエンピツでくるっと囲む

住所や連絡先、備考欄など、どこに何を書けばいいのか探しますよね。

書く場所をエンピツで囲んでおけば、お客様は迷うことなく一目でわかります。
エンピツだから、あとから消せばOK。

 

(2)押印場所にもエンピツで「印」と書く

ハンコの押し忘れって結構あります。

押す場所にもエンピツで印をつけておきましょう。
その際、実印なのか認印でよいのかも、フセンでメモ書きして付け加えておくといいですね。

 

(3)フセンの活用

記入欄や押印欄をエンピツで書き込んだ書類には、大きめのフセンを貼って短くコメントを残しておきましょう。

「今のお住まいの住所をご記入ください」
「ご希望の○○をご記入ください」

と書いておくと、より親切です。

 

これでお客様は迷わなくて済むし、記入ミスや押印忘れによる時間のロスを防ぐことができます。

 

3: 速達の使い方

急いで書類を届けたいとき、速達を使いますよね。
速達料金は通常の切手プラス速達料金280円(2017.5.29現在)

ご存知でしたか?
速達は封筒の右上部に赤い線を表示する必要があります。
市販で速達用の赤いハンコが売られていますが、実は手書きでもOKなのです。

→くわしくは日本郵便のサイトを参照ください。

 

4: 各種テンプレート

ワードで作った送付案内、FAX送信案内のテンプレートを用意しました。
(ダウンロードして使う時は、各自責任を持ってお使いください)

また、送付元(送信元)と内容を変えてお使いくださいね。

 

A4サイズの送付案内(PC用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→送付案内A4(PC用)※1

 

A4サイズの送付案内(手書き用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→送付案内A4(手書き用)※2

 

A5サイズの送付案内(手書き用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→送付案内A5(手書き用)※3

 

A4サイズのFAX送信案内NO.1(PC用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内1A4(PC用)※1

 

A4サイズのFAX送信案内NO.1(手書き用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内1A4(手書き用)※2

 

A5サイズのFAX送信案内NO.1(手書き用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内1A5(手書き用)※3

 

A4サイズのFAX送信案内NO.2(PC用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内2A4(PC用)※1

 

A4サイズのFAX送信案内NO.2(手書き用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内2A4(手書き用)※2

 

A5サイズのFAX送信案内NO.2(手書き用)

ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内2A5(手書き用)※3

 

※1:(PC用)はパソコンで本文を入力されるときのテンプレート
※2:(手書き用)は何枚か印刷してストックしておくテンプレート
※3:A5サイズ(A4の半分)

 

5: まとめ

今の若い人ならなんとも思わないかもしれません。

ですが、

このちょっとした心使いは相手にちゃんと届いています。

同じ品質、同じ価格の商品を提供しているところが数件あったら、お客様は何を基準に選ぶでしょう。

それはお店(会社)に対するイメージです。

一度利用したお店が良かったらリピートされる可能性は高いです。
こういう地味で丁寧な対応は、他のお店とあなたのお店を差別化する効果的な方法です。

お客様から喜ばれるために、お客様に選んでもらうために。
ちいさな親切、丁寧な心配りを1つ1つ積み重ねることが大切です。

他がやっていないことを多少手間がかかることでも、きちんとやり続ければきっとうまくいく。
信用を得るための努力は惜しまずやっていきましょう。

ローマは一日して成らず。
ちいさなことからコツコツと!

 

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