FCでも活用！送付案内とFAX送信テンプレートを使って差をつけよう【手書き用もあり】
2017/06/16
お客様から
「見積もりを送って欲しい」
「資料やパンフレットが見たい」
と言われたとき。
あるいは商品を発送したり、預かっていた書類を返すときなど。
あなたは書類や商品だけ送っていませんか？
今は商品の注文確認から発送のお知らせまで、一連のやり取りはメールで行うのが普通。
でも、いくらメールの対応が丁寧でも、商品や必要書類だけ送るのは、あまり丁寧な対応とは言えないかも。
人によってはそれを「手抜き」と捉える方もいらっしゃいます。
ムダを省くのはいいことですが、省きすぎると逆効果になる恐れもあります。
逆の立場に立って考えてみましょう。
あなたが注文した商品が3日後に届き、封筒や梱包されている箱を開けたとき。
箱の中には注文した商品だけが「ポツン」と入っていたらどう思いますか？
「なんだ商品だけか、、、愛想のない店(会社）だな」
私だったらこんなふうに思います。
逆に届いたものの中に
「○○と△△と□□を送ります。ありがとうございました」
というコメントが入っていたらどうでしょう。
「あ、丁寧なお店（会社）だな、、、次もここを使おう」になる！
そこで今回バックオフィスから紹介するのは、お客様に選ばれるお店（会社）になるための文書例です。
目次
1: 商品や書類を送るときに添えたい書類
2: 書類を返送してもらうときの心配り
3: 速達の使い方
4: 各種テンプレート
5: まとめ
1: 商品や書類を送るときに添えたい書類
商品や書類（資料、パンフレット、請求書など）を送る際、送付案内が1枚あるだけでキチンとした印象を与えます。
- 請求書や納品書だけ封筒に入れて送ったり、FAXしていませんか？
- 請求書の端っこに走り書きで「○月×日に発送済です」で終わっていませんか？
メインの書類（請求書など）と分けて、送付案内に伝達事項を書く。
そして送付案内は用件をわかりやすく簡潔にまとめて、宛先は正式名称で書きましょう。
いくら会社名が長くても（株）や（有）で省略するのは相手に対して失礼にあたります。
「株式会社○△□ ××様」
「○△□株式会社 ××様」
神は細部に宿る。
些細なことですがビジネスマナーとして気をつけておきたい部分です。
2: 書類を返送してもらうときの心配り
あなたはこんな経験ありませんか？
- 記入モレ
- 記入欄の間違い
- ハンコが1ヶ所押し忘れてる
お客様から返送してもらった書類の不備はよくあることです。
こちらは毎日の業務だから知っていますが、
- お客様はどこに何を書けばいいのか
- どこにハンコを押せばいいのか、知りません。
申込書や契約書を前に
「どこに書けば（押印すれば）いいのか・・・」。
お客様が迷わずに済むよう、このような配慮を心がけたいものです。
(1)記入欄をエンピツでくるっと囲む
住所や連絡先、備考欄など、どこに何を書けばいいのか探しますよね。
書く場所をエンピツで囲んでおけば、お客様は迷うことなく一目でわかります。
エンピツだから、あとから消せばOK。
(2)押印場所にもエンピツで「印」と書く
ハンコの押し忘れって結構あります。
押す場所にもエンピツで印をつけておきましょう。
その際、実印なのか認印でよいのかも、フセンでメモ書きして付け加えておくといいですね。
(3)フセンの活用
記入欄や押印欄をエンピツで書き込んだ書類には、大きめのフセンを貼って短くコメントを残しておきましょう。
「今のお住まいの住所をご記入ください」
「ご希望の○○をご記入ください」
と書いておくと、より親切です。
これでお客様は迷わなくて済むし、記入ミスや押印忘れによる時間のロスを防ぐことができます。
3: 速達の使い方
急いで書類を届けたいとき、速達を使いますよね。
速達料金は通常の切手プラス速達料金280円（2017.5.29現在）
ご存知でしたか？
速達は封筒の右上部に赤い線を表示する必要があります。
市販で速達用の赤いハンコが売られていますが、実は手書きでもOKなのです。
→くわしくは日本郵便のサイトを参照ください。
4: 各種テンプレート
ワードで作った送付案内、FAX送信案内のテンプレートを用意しました。
（ダウンロードして使う時は、各自責任を持ってお使いください）
また、送付元（送信元）と内容を変えてお使いくださいね。
A4サイズの送付案内（PC用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→送付案内A4（PC用）※1
A4サイズの送付案内（手書き用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→送付案内A4（手書き用）※2
A5サイズの送付案内（手書き用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→送付案内A5(手書き用)※3
A4サイズのFAX送信案内NO.1（PC用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内1A4(PC用）※1
A4サイズのFAX送信案内NO.1（手書き用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内1A4(手書き用）※2
A5サイズのFAX送信案内NO.1（手書き用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内1A5(手書き用）※3
A4サイズのFAX送信案内NO.2（PC用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内2A4(PC用）※1
A4サイズのFAX送信案内NO.2（手書き用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内2A4(手書き用）※2
A5サイズのFAX送信案内NO.2（手書き用）
ダウンロードはこちらからどうぞ→FAX送信案内2A5(手書き用）※3
※1：（PC用）はパソコンで本文を入力されるときのテンプレート
※2：（手書き用）は何枚か印刷してストックしておくテンプレート
※3：A5サイズ（A4の半分）
5: まとめ
今の若い人ならなんとも思わないかもしれません。
ですが、
このちょっとした心使いは相手にちゃんと届いています。
同じ品質、同じ価格の商品を提供しているところが数件あったら、お客様は何を基準に選ぶでしょう。
それはお店（会社）に対するイメージです。
一度利用したお店が良かったらリピートされる可能性は高いです。
こういう地味で丁寧な対応は、他のお店とあなたのお店を差別化する効果的な方法です。
お客様から喜ばれるために、お客様に選んでもらうために。
ちいさな親切、丁寧な心配りを1つ1つ積み重ねることが大切です。
他がやっていないことを多少手間がかかることでも、きちんとやり続ければきっとうまくいく。
信用を得るための努力は惜しまずやっていきましょう。
ローマは一日して成らず。
ちいさなことからコツコツと！