領収書ためてませんか!?フランチャイズオーナーさんの、うんざりしない領収書の整頓術

      2017/05/23

日々の仕事に追われて(急ぎの仕事じゃないし、面倒くさいから)領収書の整頓って、つい後回しにしてしまいます。

やらないといけないと思っていても、たまった領収書を見るとうんざり。
そして3月の確定申告の間際は部屋に缶詰になって、膨大な数の領収書と格闘するはめに。

「あれ?これ何の分だったっけ?」
「あ、日付が入っていない!いつの領収書?」
「ダメだ、終わらない、、、」

今、大きくうなづいたオーナーさん、かなりいらっしゃると思います。

そこで、

  • 領収書の束を見てうんざりしないために
  • 確定申告前に困らないために
  • 個人事業主として無駄を省いた経費のために

少しのコツと少しの時間でできる領収書の整頓術を

“フランチャイズの王様”バックオフィス担当の「みずき」がお話します。

目次
1: あなたの領収書はどんな状態ですか
2: 知らない間に個人負担している会社の経費
3: 出金伝票ってご存知ですか
4: 誰でもカンタンにできる整頓術
5: まとめ

 

1: あなたの領収書はどんな状態ですか

ホームセンターで買った

  • 洗剤
  • ガムテープ
  • お客様に渡すお土産
  • ガソリン
  • お客様と食事した昼食

など、物を買ったり、サービスを受けると領収書をもらいます。

レジで支払いを済ませた後

  • お釣りと一緒に財布の中に入れる
  • 買った商品が入っているビニール袋の中に入れる
  • カバンの中にポイっと入れておくか

買った時は1枚でも、領収書(レシート)は1日で数枚になります。
これが1週間、1ヶ月、1年たまると膨大な枚数です。

いくら1ヶ所にまとめておいても、無造作に入れておくとあっという間に領収書の山。
中には日付の入っていない領収書まで。

これでは整頓するのがうんざりしても無理もありません。
でも、これが少しやり方を変えるだけでうんざりすることがなくなるとしたらどうでしょう。
これを試さない手はありません。

 

2: 知らない間に個人負担している会社の経費

切符を買って電車に乗ったとき、その経費はどうしていますか。
あるいはお客様がいらっしゃったときに出した自販機の缶コーヒーの経費。
取引先の方が結婚されたり、急なご不幸があったときの香典など。

領収書がない(もらえない)シチュエーションは結構あります。
本来なら会社の経費なのに、領収書がないので経費として計上していないこと、ありませんか。

電車の運賃や自販機で買った缶コーヒー。
1度に支払う金額は少額だからこそ、その日の夜には使ったことさえ忘れてる

ってことも意外と多いのです。

せっかく経費で落ちる支出なのに、あなたが個人負担していてはもったいない。
領収書がないときはどうすればいいのでしょうか。

 

3: 出金伝票ってご存知ですか?

最近の100均は事務用品がとても充実しています。

さまざまな大きさの封筒やコピー用紙、ノートやファイル、書類ケース、etc、、、とにかく品揃えがスゴイです。

各種伝票もいろいろ揃っています。
納品書、請求書、領収書、振替伝票、入金伝票、出金伝票。

そして、領収書がないときに使えるのが「出金伝票」です。

日付、支払先、費用項目名、金額、具体的な内容を書き込んでおけば経費計上を忘れることが防げます。

もし結婚式のお祝いなら送られてきた招待状を、
講習会や会合に関する支出なら案内の書類などを、

一緒に保管しておくと出金伝票の信頼度が上がります。

当然ですが根拠のない支払い(仕事とは関係のない個人的な支出)には使えません。

また領収書をなくしたときや、領収書はあるけど印刷されてる字が薄くて見えにくいとき(レシートは感熱紙なので日の当たる場所に放置しておくと文字が薄くなることがあります)にも、出金伝票に書き込んでおくとよいでしょう。

 

4: 誰でもカンタンにできる整頓術

バラバラに置いてある領収書、くしゃくしゃな領収書、溜まりすぎて山盛りの領収書。

整頓する気はあるけど、見ただけでうんざりします。

たくさんあるからうんざりする、、、それなら領収書を最初から分けてキレイに入れておけば整頓しやすい。
そこでこんな方法を紹介します。

(1)領収書を入れる場所を決めておく

よくある書類の3段ケース(1、2段目は浅くて3段目が深いものなど)の一番深い引き出しや、A4サイズくらいで深さのある箱やケースを作って、いつもそこへ入れる習慣をつけます。

入れ物がなかったら封筒でもOK。

封筒は新しいものじゃなくて、自分宛に届いた郵便物の封筒を使いまわしてもいいと思います。

ちなみに私は月末に届く請求書の封筒(長3)やA4の書類が入った封筒(角2)をたくさんストックしています。
封筒に入れておけばバラバラにならないし、とりあえず一時的な保管場所としてはベストです。

(2)月ごとに分けて整頓

領収書を1ヶ所に置く習慣がついたら、ある程度溜まった時点で月ごとに分けましょう。

領収書の量にもよりますが、私は10日から2週間に一度の割合で整頓しています。
月ごとにクリップで留めておいてもいいし、月ごとに封筒に分けてもいいでしょう。

時間があれば日付順に並び替えておくと、後から帳簿(現金出納帳)を付けるときにも作業しやすいです。
領収書の量にもよりますが、10~15分あれば整頓できます。

(3)帳簿につける

月ごとに(日付順に)整頓された領収書は、後日帳簿を付けるときにも作業がしやすいものです。
私は月に一度の割合で現金出納帳へ入力しています。

コンスタントに領収書を片付けておくと、領収書の山を見てうんざりすることもありません。
また日付のない領収書が出てきても、いつの分だったか思い出しやすいです。

 

5: まとめ

実利を伴わない作業は、どうしても後回しになる仕事です。

だからこそ効率よく、こまめに終わらせて行くことが大切。
領収書の整頓方法を少し変えるだけで

「領収書の束を見てうんざり~確定申告前のドタバタ」

から解放されることでしょう。

そして領収書を定期的にチェックすることで、

  • 近くのホームセンターで頻繁に買っている洗剤、通販でまとめて買う方が割安だ。
  • いつも当たり前のように車で移動していたけど、電車で移動する方が安い。
  • 少し値の張る備品だけど、買ったほうが作業効率が上がって1年後には元が取れる。

必要なところにお金をかけて、無駄を省く。
こんな経費の見直しにもつながるかもしれません。

ぜひ日々の領収書の整頓術を実践して、あなたの負担を減らしてください。

そうそう、カードで支払うこともありますよね。
カードの場合の整理のしかたは

FCオーナーさん!カードで買ったときのレシート、ごちゃごちゃになっていませんか

を参考にしてください。私が実際にやっていることをお話ししています。

 

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